Funciones que sí o sí tienes que configurar en tu número 803

1. El mensaje de aviso legal ¡obligatorio!

Si hay un aspecto que es crucial para tu número 803, es el mensaje de aviso legal.

En España, la ley es clara: antes de que la llamada se conecte al servicio, la persona que llama tiene que escuchar un mensaje informativo durante al menos 15 segundos. Este mensaje no es opcional, ¡es obligatorio! Y debe incluir información específica:

• Quién eres: tu nombre o el nombre de tu empresa.
• Cuánto cuesta: el precio máximo por minuto o por llamada, con IVA incluido, tanto si llaman desde un teléfono fijo como desde un móvil.
• En qué consiste el servicio: información sobre el tipo de servicio que ofreces, indicando de forma clara que es un servicio exclusivo para adultos.

¿Por qué es tan importante? Pues porque así la persona que llama sabe a qué atenerse en cuanto al costo y al tipo de servicio. Si no incluyes este mensaje, te puedes meter en un lío legal.

Así que, asegúrate de que tu centralita virtual te permita configurar este mensaje y que se reproduzca al inicio de cada llamada.

Si quieres saber más sobre este tema, puedes leer nuestro post: Normativa de los números 803, ¡claves para no infringir la ley! Allí te explicamos, con detalle el Código de Conducta para la Prestación de los Servicios de Tarificación Adicional.

Ahora que tienes claro el aviso legal, veamos cómo optimizar la gestión de tus llamadas con el enrutamiento inteligente.

2. Optimiza tu 803 con enrutamiento inteligente

Una vez que la persona ha escuchado el mensaje legal, ¿a dónde quieres que vaya la llamada? Aquí es donde entra en juego el enrutamiento de llamadas de tu centralita virtual. Puedes tener varias opciones:

• Una extensión específica: si tienes personas dedicadas a atender estas llamadas, puedes dirigir todas las comunicaciones de forma directa a sus extensiones.
• Un grupo de extensiones: también tienes la opción de crear un grupo para atender a los clientes. Así, las llamadas suenan en varios teléfonos a la vez hasta que alguien conteste.
• Un sistema IVR: se trata de un menú interactivo que ofrece diferentes tipos de servicio 803 en España. Un IVR ayuda a que la persona que llama llegue de manera directa a lo que busca.

Configurar bien el enrutamiento es clave para ofrecer una buena experiencia y para que tu equipo gestione las llamadas de forma más eficiente.

3. No pierdas ni una llamada: el buzón de voz personalizado

¿Qué pasa si alguien llama fuera de tu horario de atención o si todas tus líneas están ocupadas?

¡No dejes que esa llamada se pierda! Configurar un buzón de voz para tu 803 prefijo es fundamental. Y no vale con el típico mensaje genérico. Graba un saludo personalizado que se ajuste al tono de tu servicio y que invite a dejar un mensaje.

La centralita virtual te permite recibir estos mensajes por correo electrónico, ¡así no se te escapa nada!

4. Por si acaso estás ocupado: el desvío de llamadas

A veces, puede que necesites atender llamadas de tu número 803 desde fuera de la oficina. Para esos casos, la función de desvío de llamadas es tu mejor opción.

Puedes configurar tu centralita virtual de GTPhone para que las llamadas que entren a tu número 803 se desvíen de forma automática a otro número, como tu teléfono móvil. Así, no importa dónde estés, podrás seguir atendiendo a tus clientes.

5. Grabación de llamadas en 803: mejora y protege tu servicio

La función de grabación de llamadas es útil para los números premium 803. Puedes utilizar las grabaciones para:

• Formar a tu equipo: si tienes varias personas atendiendo las llamadas, escuchar grabaciones puede ayudarles a mejorar su atención al cliente.
• Resolver posibles disputas: en caso de que haya algún malentendido con un cliente, tener la grabación de la llamada puede ser muy útil para aclarar lo sucedido.

Eso sí, recuerda que, si vas a grabar las llamadas, debes informar de ello a la persona que llama por motivos de privacidad.

6. Música de espera personalizada

Si alguien tiene que esperar en línea antes de ser atendido, una música agradable puede marcar la diferencia.

En lugar del típico tono aburrido, puedes subir una melodía que se ajuste a la imagen de tu negocio o incluso incluir mensajes informativos mientras la persona espera. ¡Un pequeño detalle que puede mejorar la experiencia del usuario!

7. Filtros de llamadas

¿Estás recibiendo llamadas no deseadas en tu número 803? La función de filtros de llamadas te permite bloquear números. 

Esta función es útil en este momento para cumplir con la orden TDF/149/2025 publicada por el Estado español en febrero de 2025. Esta normativa busca combatir las estafas de suplantación de identidad a través de llamadas telefónicas.

Menciona que, si alguien llama a tu 800 o 900, tienes que asegurarte de que la llamada es legítima y no corresponde a un número fraudulento.

Para saber más de esta normativa puedes leer nuestro post: ¡Evita sanciones a tus líneas 800 y 900! Normativa actualizada 2025 para Voz IP.

8. Informes y análisis de llamadas: información que vale

¿Te gustaría saber cuántas llamadas recibes en tu número con 803 prefijo, cuánto duran, a qué horas recibes el mayor tráfico de clientes? 

Con los informes y análisis de llamadas recibirás estadísticas detalladas para entender mejor el uso de tu número virtual y optimizar tu servicio.

Piensa en el potencial que reside en cada llamada. Los informes detallados te permiten identificar patrones, anticipar necesidades y hasta prevenir posibles problemas.

Por ejemplo, un aumento repentino en las llamadas podría señalar el éxito de una nueva campaña de marketing, mientras que una disminución podría alertarte sobre la necesidad de revisar tu estrategia.

Esta información valiosa te permite actuar de forma proactiva, adaptarte a las demandas del mercado y mantener la competitividad de tu negocio.

9. Integración con CRM, ¡que nada se te escape!

Si utilizas un sistema CRM para gestionar a tus clientes, integrar tu número 803 es un plus. Podrás registrar de forma automática las llamadas en el historial del cliente y tener toda la información en un solo lugar.

Esto significa que tu equipo tendrá toda la información clave a su alcance antes de siquiera contestar el teléfono, permitiéndoles ofrecer un trato mucho más personalizado y eficiente.

Por ejemplo, si un cliente llama de forma habitual y tiene alguna preferencia que ha mencionado en uno de los encuentros telefónicos, el operador lo sabrá de forma automática y puede llevar la conversación a un grado más personal así: ¡Hola! Me alegra escucharte de nuevo. ¿Te apetece retomar donde lo dejamos la última vez? Me dijiste que te gustaba…"

Al ser tratado de forma personalizada, el cliente siente que no es solo una llamada más, sino que se le recuerda y se tienen en cuenta sus gustos.

¿Dudas sobre tu 803? Resolvemos tus preguntas clave

Sabemos que adentrarse en el mundo de las centralitas virtuales puede generar algunas preguntas, especialmente cuando se trata contenido erótico. No te preocupes, ¡estamos aquí para despejar todas tus dudas!

Hemos recopilado las preguntas más comunes que suelen surgir para que puedas sacar el máximo partido a tu número y ofrecer una experiencia excepcional a tus clientes. ¡Vamos a ello!

¿Es realmente obligatorio el mensaje inicial de 15 segundos?

¡Absolutamente! En España, la normativa es muy clara al respecto. Antes de conectar la llamada con tu servicio, es imprescindible que la persona que llama escuche un mensaje informativo de al menos 15 segundos.

¿Cómo puedo dirigir las llamadas de mi 803 prefijo al operador adecuado?

¡El enrutamiento inteligente es tu mejor aliado! La centralita virtual te ofrece varias opciones. Puedes dirigir todas las llamadas a una extensión específica, crear un grupo de extensiones para varios operadores o implementar un sistema IVR.

¿Puedo atender llamadas de mi número 803 desde mi teléfono móvil?

¡Por supuesto! La función de desvío lo hace posible. Puedes configurar tu centralita virtual para que las llamadas entrantes a tu número 803 se desvíen de forma automática a otro número.

¿Qué puedo hacer si recibo llamadas no deseadas?

¡Los filtros de llamadas son tu solución! Esta función te permite bloquear números específicos o incluso rangos de números para evitar interrupciones. Utilizar filtros te ayudará a mantener tu línea limpia y enfocada en tus clientes reales.

Funciones imprescindibles para el éxito con el 803

Configurar estas funciones en tu centralita virtual con 803 prefijo no solo te ayudará a cumplir con la normativa vigente en España, sino que también te permitirá ofrecer un servicio más profesional, eficiente y adaptado a las necesidades de tu público.

Recuerda que cada proveedor de centralita virtual puede tener una interfaz diferente, así que no dudes en consultar su documentación o ponerte en contacto con su soporte técnico si tienes alguna duda.

En GTPhone, estamos aquí para ayudarte a sacar el máximo provecho a tu centralita virtual.

Si estás pensando en implementar una línea telefónica +18 o ya lo tienes y quieres optimizar su funcionamiento, ¡no dudes en contactarnos! Nuestro equipo de expertos te asesorará para que tus comunicaciones sean un éxito.

Por último, ¿te gustaría saber qué esperar de los números 803? No dejes de leer nuestro post: Líneas eróticas 803: cómo la IA, VoIP y RV revolucionan el negocio y descubre lo que el futuro tecnológico nos tiene preparado.