¿Qué es un número virtual y cómo funciona?

Un número virtual es una línea telefónica que opera a través de internet y no requiere de una tarjeta SIM o una ubicación física. Se configura en una centralita virtual y permite gestionar llamadas desde cualquier dispositivo conectado a la red.

Funciona redirigiendo las llamadas entrantes a distintos destinos, como un móvil, una oficina o incluso una aplicación. Esto optimiza la atención al cliente y mejora la movilidad empresarial sin costos adicionales por infraestructura.

Para su óptimo funcionamiento, ¿cuáles son las tecnologías que hacen posible los números virtuales?

VoIP (Voz sobre IP): Convierte la voz en datos digitales y la transmite a través de internet.
SIP (Session Initiation Protocol): Establece, gestiona y finaliza las llamadas en redes IP.
WebRTC (Web Real-Time Communication): Permite la comunicación en tiempo real a través de navegadores sin necesidad de software adicional.
PBX en la nube: Es una centralita virtual que gestiona y distribuye llamadas sin necesidad de hardware físico.

Beneficios de un número virtual en tu empresa

Contar con un número virtual de GTPhone en tu negocio ofrece mejoras en la atención al cliente, flexibilidad operativa y reducción de costos. Además, permite mantener una presencia profesional sin importar la ubicación geográfica.

A continuación, detallamos las principales ventajas de esta tecnología:

Ofrece movilidad sin límites

Un número de teléfono virtual para empresas no está atado a una ubicación física. Puedes responder llamadas desde cualquier parte del mundo usando un móvil, un ordenador o un softphone.

Esto es posible gracias a la tecnología VoIP (Voz Sobre Protocolo de Internet), que permite transmitir la voz a través de la red con alta calidad y estabilidad.

Reduce costos en infraestructura

No es necesario instalar líneas fijas ni comprar equipos costosos. Todo se gestiona en la nube, lo que disminuye los gastos operativos y facilita la escalabilidad de la empresa sin grandes inversiones.

Además, los gastos operativos se reducen gracias a la tarificación basada en el uso, evitando cargos fijos innecesarios.

La tecnología SIP Trunk permite conectar múltiples extensiones a una misma línea para optimizar recursos y asegurar una comunicación escalable y flexible sin grandes inversiones.

Mejora la imagen de tu negocio

Un número virtual con prefijo geográfico refuerza la confianza de tus clientes. Permite ofrecer atención profesional sin revelar números personales y garantiza una experiencia de contacto confiable.

Se integra con herramientas digitales

Los números virtuales se integran con varias herramientas empresariales, como:

CRM (Customer Relationship Management) para gestionar clientes.
Bots de atención para automatizar respuestas.
Sistemas de call center para organizar mejor las llamadas.

Ofrece mayor seguridad y protección de datos

La telefonía virtual ofrece protocolos de seguridad, como:

Cifrado de extremo a extremo.
Autenticación basada en SIP.
Firewalls y sistemas de detección de intrusos.
Autenticación multifactor.
Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP).

Todos están diseñados para resguardar las llamadas de posibles fraudes o accesos no autorizados. De esta forma, los números virtuales ofrecen una comunicación segura y protegen los datos de la empresa y de los clientes.

Crecen a la par de tu negocio

La telefonía en la nube se adapta al crecimiento de tu empresa sin necesidad de inversiones adicionales en infraestructura. Puedes añadir nuevas líneas, extensiones o funcionalidades según las necesidades del negocio y sin pagar demás.

Disponibilidad 24/7 con automatización

No importa la hora, ni el día. Tu empresa siempre estará disponible para atender las llamadas de tus clientes, porque los números virtuales permiten configurar respuestas automáticas, desvíos de llamadas y asistentes virtuales.

Esto mejora la experiencia del cliente y evita la pérdida de oportunidades de negocio cuando se dan fuera del horario laboral.

¿Cuánto cuesta un número virtual?

El precio de un número virtual varía de acuerdo al tipo de línea, las funcionalidades que se agregan y el proveedor. Puedes escoger desde tarifas básicas hasta planes más avanzados con múltiples funcionalidades.

Además, los precios también dependen del volumen de llamadas gestionadas y de la personalización de los servicios.

Sin embargo, resulta más económico que las líneas telefónicas tradicionales.

Por lo general, los costos incluyen:

Tarifa de activación.
Cuota mensual según el plan contratado.
Tarifas por llamadas salientes si no están incluidas en el plan.
Servicios adicionales como grabación, IVR o integraciones.

¿Se puede usar WhatsApp con un número virtual?

Sí, siempre que el número pueda recibir el código de verificación por SMS o llamada. Esto es útil para separar la atención al cliente del número personal y gestionar múltiples líneas desde una misma plataforma.

Usar un número virtual en WhatsApp ofrece ventajas como:

Brindas atención profesional y centralizada.
Tienes acceso desde múltiples dispositivos.
Puedes automatizar chatbots.
Reduces el riesgo de filtración de datos personales.

¿Cuáles son los requisitos para contratar líneas VoIP en España?

Si quieres contratar un número virtual en España, necesitas ser una empresa registrada y presentar algunos documentos básicos. Esta es la lista con lo que necesitas:

Ser una empresa registrada en España.
Contar con un NIF o CIF válido.
Proporcionar datos de contacto y dirección fiscal.
Elegir un proveedor autorizado de telecomunicaciones.
Definir el tipo de servicio que se ofrecerá con la telefonía en la nube.
Firmar el contrato con el proveedor ¡y listo!

¿Cómo elegir el mejor proveedor de número virtual?

Un buen proveedor debe ofrecer más que costos competitivos, tiene que garantizar la calidad del servicio, porque de ello depende que la gestión de las comunicaciones empresariales sea efectiva.

¿Qué características debe tener un buen proveedor de telefonía virtual? Estos son los aspectos que debes considerar:

Calidad de la conexión: La red tiene que ser estable y sin interrupciones.
Opciones de personalización: Procura que proporcione funcionalidades como IVR, desvío de llamadas, grabación, colas de espera y estadísticas en tiempo real que marcan la diferencia del servicio.
Compatibilidad con herramientas empresariales: Asegúrate de que el número virtual se integre con CRM, software de ventas y otras plataformas de atención al cliente que utilices en tu negocio.
Soporte técnico y atención al cliente: Un buen proveedor debe ofrecer asistencia 24/7 para resolver posibles incidencias de forma rápida y efectiva.
Escalabilidad y flexibilidad: Es primordial que el proveedor tenga la capacidad de ampliar o modificar el servicio a la par del crecimiento de tu empresa.

Ya sabes cómo elegir el mejor número virtual para tu negocio. Ahora, contáctanos y da un gran paso para mejorar las comunicaciones de tu empresa.

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