7 errores que debes evitar al configurar números geográficos en España

7 errores comunes al configurar números geográficos de España y cómo solucionarlos

Las llamadas que se cortan, las interferencias en el audio, los tiempos de espera innecesarios y la falta de respuesta de los clientes pueden convertirse en un dolor de cabeza.

La razón por la que esto suele ocurrir es que se cometen errores al momento de configurar un número con prefijo local. 

No te preocupes, aquí preparamos una lista con las fallas más recurrentes de telefonía digital en España y lo que tienes que hacer para que no te suceda:

1. Elegir un prefijo incorrecto

Si escoges el prefijo de una ciudad diferente a la que se encuentra tu público objetivo puede generar desconfianza en los clientes.

Por ejemplo, imagina que tienes una tienda de venta de teléfonos móviles en Sevilla, pero tu número geográfico muestra un prefijo de Madrid. Un cliente interesado en comprar un smartphone ve tu anuncio, pero al notar el prefijo, duda de si realmente tienes una tienda física en su ciudad. ¿El resultado? Desconfianza, menos llamadas y menos ventas.

Si tu número geográfico no coincide con la zona donde operas, puedes estar perdiendo casi 8 de cada 10 clientes potenciales que buscan confianza antes de realizar una compra o solicitar información.

Además, desaprovechas otras plataformas que llevan a que conectes con tu público objetivo. Por ejemplo, Google My Business favorece los listados que muestran coherencia entre la ubicación de la empresa y su información de contacto. 

Si usas un prefijo que no corresponde a la ciudad donde tienes presencia física, se verá afectada la visibilidad de tu empresa en búsquedas locales.

Solución: Asegúrate de elegir el prefijo correcto para reforzar la imagen local de tu negocio. Esto ayudará a que tus clientes se sientan identificados y aumente su confianza en ti.

2. No informar a los clientes sobre el nuevo número

Cuando cambias tu número personal le informas a tus familiares y amigos, ¿cierto? Quizás mandas un mensaje que dice “hey, este es mi nuevo número”. Lo mismo debe ocurrir con tus clientes cuando incorporas un nuevo canal de comunicación. 

Piensa en esto: si un cliente intenta llamarte al número anterior y no obtiene respuesta, lo más probable es que busque una alternativa en lugar de investigar si tienes un nuevo contacto. ¡Tus clientes necesitan saber cómo pueden conectarse contigo!

Solución: Idea una estrategia de comunicación multicanal para informar a tus clientes sobre el nuevo número, puedes centrarte en:

• Email marketing.
• Redes sociales.
• Web y Google My Business.
• Llamadas automáticas.

Es que, no basta con cambiar el número, debes asegurarte de que tus clientes lo conozcan.

3. No integrarlo con herramientas digitales

Las herramientas digitales están allí para utilizarlas y facilitarte el trabajo. En tu negocio tienes que sacarle el máximo provecho o te quedarás atrás en el mercado

Checa este dato: Según el Banco Mundial, entre 2020 y 2024 en los países asiáticos el uso de soluciones digitales empresariales se cuadruplicó de 13% a 54%. Esta expansión es como una bola de nieve y en poco tiempo puede ocurrir lo mismo en las corporaciones europeas.

La pregunta es, ¿está lista tu empresa para asumir este reto tecnológico? Es necesario que lo esté y parte de prepararse para lo que se avecina es usar todas las herramientas que hoy tienes a disposición. 

La telefonía digital en España es más que un simple medio de contacto; es una herramienta estratégica. No integrarlo con sistemas como CRM o WhatsApp Business limita su potencial.

Solución: Vincula tu número geográfico a tus plataformas digitales para gestionar mejor las interacciones con los clientes y ofrecer un servicio más personalizado.

4. No configurar la centralita virtual de forma correcta

¿Te imaginas perder una llamada importante por un error técnico? La configuración de tu número geográfico España en la centralita virtual puede marcar la diferencia en la experiencia de tus clientes y el crecimiento de tu negocio.

Errores en la configuración de la centralita virtual pueden provocar:

• Llamadas perdidas.
• Redirecciones incorrectas.
• Colas de espera ineficientes.

Analicemos este caso: En una tienda de electrodomésticos un cliente quiere preguntar sobre la disponibilidad de un nuevo modelo de lavadora. Llama, pero su llamada se pierde en un menú de opciones confuso, lo transfieren tres veces y al final la comunicación se corta. Resultado: el cliente se va con la competencia que sí atendió su consulta de inmediato.

Hoy, vivimos en la cultura de la inmediatez, los clientes no están dispuestos a esperar y debes proporcionarles soluciones adaptadas a sus necesidades.

Solución: Asegúrate de que la centralita virtual esté configurada de forma correcta. Establece reglas para el enrutamiento de llamadas y utiliza funciones como mensajes de bienvenida y música en espera para mejorar la experiencia del cliente.

5. No analizar las estadísticas de uso del número geográfico

Las empresas que toman decisiones informadas tienen mayores probabilidades de éxito y la tecnología te ofrece datos en tiempo real y analizar un gran volumen de información en poco tiempo. 

Esto representa una ventaja invaluable para los negocios que saben aprovecharlo. En el caso de las centralitas virtuales, no puedes ignorar métricas como la tasa de respuesta o la duración de las llamadas.

Se trata de una simple acción que te ayudará a identificar áreas de mejora en la atención al cliente.

Solución: Utiliza herramientas analíticas para monitorear el rendimiento de las llamadas. Esto te permitirá tomar decisiones informadas y optimizar tus procesos de comunicación.

6. Elegir un proveedor VoIP no confiable

Parte del buen funcionamiento de tu número geográfico España dependerá del proveedor que elijas. Considera que estás contratando un servicio para que maneje algo tan valioso como las comunicaciones de tu negocio.

Entonces, no puedes escogerlo al azar. Una mala elección puede resultar en llamadas con interferencia en el audio, costos ocultos, servicio técnico deficiente, entre otros problemas que impactan de forma directa en la imagen de tu empresa y la fidelización de los clientes.

Solución: Tómate tu tiempo para investigar la reputación de los proveedores VoIP España y las características del servicio que te ofrecen. Es importante que cumplan con estos cinco aspectos fundamentales:

1. Calidad del audio y conexión estable.
2. Soporte técnico y tiempos de respuesta rápidos.
3. Compatibilidad e integración con herramientas digitales.
4. Seguridad en la gestión de datos.
5. Transparencia en precios.

7. No escalar el servicio a medida que crece el negocio

A medida que tu negocio crezca, también lo harán tus comunicaciones y si no cuentas con un servicio que se adapte a las necesidades del negocio pueden surgir cuellos de botella en la atención al cliente, ¡es algo que debes evitar!

Por ejemplo, una pequeña empresa de venta de ropa ubicada en Valencia puede comenzar con un solo número geográfico España, pero al expandirse a Madrid o aumentar su cartera de clientes, ese único número se vuelve insuficiente para manejar el incremento en la demanda. 

Esto se traduce en tiempos de espera prolongados y clientes que, al no poder comunicarse, se deciden por la competencia.

A medida que tu empresa crece, es posible que necesites más números geográficos o funciones adicionales.

Solución: Anticipa estas necesidades para no limitar tu capacidad de expansión. Elije un proveedor VoIP España que te ofrezca un servicio escalable y que no te genere gastos innecesarios.

Con estos tips, estarás un paso más cerca de ofrecer una experiencia de comunicación impecable que conecte de verdad con tus clientes.

Checklist final para configurar tu número geográfico España

Evitar estos errores comunes te ayudará a optimizar el uso de tu número geográfico España y mejorar la comunicación con tus clientes. 

Recuerda que una configuración número geográfico adecuada no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la confianza del cliente en tu empresa.

Antes de finalizar guarda este checklist para una configuración óptima, ¡te será de utilidad!

• Selecciona el prefijo correcto.
• Comunica el cambio a través de diferentes canales de comunicación
• Configura la centralita virtual.
• Monitorea las métricas.
• Elige un proveedor VoIP España confiable.
• Integra herramientas digitales.
• Escala el servicio conforme crece tu negocio.

Seguir estos pasos y evitar errores te permitirá ofrecerles comunicaciones claras y eficientes a tus clientes, facilitará el trabajo de los empleados y, como un plus, reforzará la imagen de tu marca, convirtiéndola en un referente de confianza en el mercado local.

¡No pongas en riesgo la reputación de tu negocio! Contáctanos y transforma la comunicación de tu empresa hoy mismo.