Cómo configurar números geográficos VoIP

¿Qué es un Número Geográfico en VoIP?

Un número geográfico VoIP es un teléfono con prefijo local que funciona por internet con tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP). Permite a las empresas establecer presencia en distintas regiones sin una oficina física.

¿Cómo funciona la telefonía IP con numeración local?

Es simple: la línea VoIP con prefijo opera en la nube y usa internet en lugar de cables tradicionales, lo que hace el proceso más eficiente. 

Características de los Números Geográficos en VoIP

La principal característica de la telefonía IP con numeración local es que no depende de una estructura física. Así que, rompe con los esquemas de centrales tradicionales y permite a las empresas modernizar sus comunicaciones a la vez que se hacen más competitivas.

Con esto como base, a continuación, te explicamos cuáles son las singularidades que encontrarás en la numeración geográfica VoIP: 

Ofrece presencia local

No importa si tienes o no una oficina física en una región específica, un número geográfico VoIP establece una imagen local que para los fines de comunicación empresarial resulta de gran valor, porque:

• Genera confianza en los clientes, toda vez que asocian el número con una empresa de su región.
• Ofrece mayor accesibilidad, porque los clientes son más propensos a contactar a una empresa con un número local, ya que no les genera costos adicionales.
• Al fortalecer la identidad regional, las empresas pueden aplicar estrategias de marketing y ventas con mayor éxito.
• Mejora la tasa de respuesta en las llamadas entrantes, porque los clientes reconocen el número como cercano.

Por ejemplo, imagina que tienes clientes en Madrid, pero operas desde Buenos Aires. Con un número VoIP, ellos te llaman como si estuvieras en España, sin costos adicionales ni barreras geográficas.

Brinda flexibilidad

Lo único que necesitas para implementar números virtuales para empresas es una conexión estable a internet y como no están vinculados a una infraestructura física, las comunicaciones se mantienen activas desde cualquier lugar.

Esto es útil, porque:

• Facilita la atención al cliente en horarios extendidos o en diferentes husos horarios.
• Optimiza el trabajo remoto y la coordinación de equipos distribuidos.
• Funciona en computadoras, smartphones y tablets, sin necesidad de hardware adicional.
• La línea VoIP empresarial se integra con otras herramientas de comunicación y gestión.

Es escalable

En pleno siglo XXI, las empresas se expanden con facilidad a nuevos mercados y necesitan un sistema de comunicaciones que crezca a la misma velocidad sin que esto represente una gran inversión de tiempo, dinero y esfuerzo.

¿Nos creerías si te decimos que los números virtuales para empresas crecen en segundos con solo un clic? Gracias a ello puedes llegar a otros mercados e instalar líneas telefónicas virtuales en cada ubicación. Además:

• Las empresas pueden ajustar sus comunicaciones según las necesidades del negocio, porque el crecimiento es adaptable.
• Se reducen los costos de instalación, toda vez que no requiere infraestructura física.

Ahorra dinero y olvídate de gastos innecesarios

Una de las características más importantes de un número geográfico VoIP y que lo hace atractivo para las empresas, es que se reducen los gastos operativos. 

Esto es posible, porque ahorran en infraestructura y en tarifas de llamadas internacionales o de larga distancia.

Veamos con detalle cómo se reducen costos con un teléfono VoIP local:

• Dejas atrás todo lo asociado a líneas telefónicas fijas, como alquileres, mantenimiento y compra de equipos.
• Los proveedores de servicios VoIP ofrecen planes con tarifas competitivas.
• Al centralizar las comunicaciones en una plataforma IP se optimizan los recursos.

¿Cómo configurar un número geográfico VoIP?

Configurar números geográficos en una centralita virtual es simple y rápido. Aquí te ofrecemos una guía paso a paso para que el proceso sea efectivo:

Paso 1: Selecciona al proveedor de VoIP

El proveedor de VoIP es tan importante como el sistema en sí, ¡estás colocando en sus manos las comunicaciones de tu negocio! Por lo tanto, debe ser confiable, seguro y que goce de reputación en el mercado.

Estos son los aspectos en los que debes fijarte para elegir a un buen proveedor:

• Asegúrate de que ofrezca números geográficos donde opera tu empresa y a donde deseas expandirte.
• Compara los costos de adquisición y mantenimiento de los números, así como las tarifas por minuto.
• Valora la disponibilidad del soporte técnico para resolver posibles incidencias.
• Considera que la telefonía IP con prefijo local tenga canales de comunicación eficientes.

Paso 2: Elige entre un número nuevo o portabilidad 

Al contratar un número geográfico VoIP, tienes dos opciones: adquirir uno nuevo o portar un número existente. Para decidir es importante que evalúes las necesidades de tu empresa. Veamos lo que ofrece cada uno: 

Número Nuevo vs. Portabilidad

Los números nuevos:

• Se recomiendan para empresas que buscan ingresar a un nuevo mercado.
• Permite elegir el prefijo de una ciudad específica.
• Se activan con rapidez, porque no requieren trámites de migración.

Si optas por la portabilidad:

• Conservas el número que ya conocen tus clientes y esto mantiene tus contactos y credibilidad.
• Evitas actualizar información en sitios web, redes sociales y materiales de marketing.

Según un informe de la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT), desde el año 2022, 100 países adaptaron la portabilidad numérica. Esto genera mayor flexibilidad y competencia en el sector telecomunicaciones. 

Nuestra recomendación es que, si tu empresa ya tiene un número establecido y una base de clientes fidelizada, la portabilidad es la mejor opción. Pero, si apenas empiezas en el mundo de los negocios o lo que buscas es ampliar tu alcance en nuevas regiones, un nuevo número puede ser tu mejor camino. 

Paso 3: Inicia la configuración técnica en tu plataforma VoIP

¡Ya tienes una línea VoIP con prefijo!, ahora es momento de configurarla con tu sistema de comunicaciones empresariales. Para que una integración sea exitosa debe realizarse de la siguiente manera:

1. Accede al panel de administración de tu proveedor VoIP
2. Registra el número geográfico en tu cuenta y asígnalo a las extensiones correspondientes.
3. Verifica la compatibilidad del número con otros servicios.
4. Personaliza el servicio, puedes configurar el desvío de llamadas, un mensaje de bienvenida automatizado, llamas en cola, grabación de llamadas, entre otras funciones.

Paso 4: Prueba y optimiza

Antes de que tu nuevo sistema de llamadas en la nube esté disponible para el público, es importante que lo pruebes puertas adentro. De esa manera, puedes verificar la calidad del servicio y saber de primera mano cómo será la interacción con los clientes. 

Estos son los aspectos en los que debes poner especial atención:

• Calidad del audio.
• Enrutamiento de llamadas entrantes y salientes
• Ancho de banda.
• Prioridades de la red.

Configurar de forma correcta tu línea local es fundamental para optimizar la comunicación. Así que, no dejes este punto al azar. 

El teléfono VoIP local es el impulso que necesita tu empresa

Un número geográfico VoIP es la herramienta que te permite optimizar la gestión de llamadas de la empresa, generar confianza entre los clientes y establecer presencia local, ¡todo al mismo tiempo!

De allí que cada vez son más las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMES) y grandes corporaciones que incorporan esta tecnología a sus sistemas de comunicaciones. Para aprovechar al máximo esta solución, no olvides: 

• Elegir un proveedor VoIP confiable.
• Analizar qué le viene mejor a tu negocio: un número nuevo o la portabilidad.
• Configurar opciones avanzadas que hacen más efectivas las comunicaciones.
• Probar la calidad del servicio antes de que lo usen tus clientes.

Si estás listo para modernizar tu empresa y mejorar la comunicación con tus clientes, elige un proveedor VoIP. ¡Contáctanos y empieza hoy mismo!