Claves para elegir la centralita virtual IP para tu empresa

7 claves para seleccionar una centralita virtual IP

Escoger un software de centro de llamadas no solo se trata de contratar un servicio, es encontrar una solución tecnológica que se adapte a las necesidades actuales de tu negocio y que tenga la capacidad de crecer con él.

Estos son aspectos fundamentales que debes considerar antes de tomar una decisión:

1. ¿Cuáles son las necesidades de comunicación de tu empresa?

Las centralitas virtuales se basan en mejorar la gestión de llamadas de un negocio, entonces es obvio que lo primero que debes hacer es una evaluación exhaustiva de las comunicaciones empresariales. 

Al comprender las particularidades en las comunicaciones de tu negocio, evitarás pagar por características innecesarias y garantizarás que el sistema elegido impulse la eficiencia y productividad de tu equipo.

Entonces, plantea un estudio completo de:

• La estructura de tu equipo
• Los canales de comunicación
• El modelo de trabajo. Si es presencial, híbrido o remoto

Estos tres conceptos son básicos para entender cómo se comunica tu empresa tanto internamente como con tus clientes y así acceder a la telefonía IP empresarial.

2. Evalúa cuáles son las funciones que de verdad necesitas

Los sistemas de comunicaciones en la nube ofrecen más que llamadas entrantes y salientes, tienen una serie de funcionalidades que ayudan a mejorar la gestión operativa y optimizar el servicio al cliente. Saber de qué se trata es fundamental para contratar con exactitud lo que requiere tu negocio:

Gestión de llamadas

Si tienes un alto flujo de llamadas necesitas una gestión de desvíos, transferencias y colas.

Los desvíos permiten redirigir las llamadas a otro número o extensión de forma automática, las transferencias pasan las llamadas a otro agente de forma rápida para que el cliente siempre esté atendido y las colas se usan para organizar las llamadas entrantes cuando todos los agentes están ocupados. 

Recepcionista automática y menús de voz interactivos (IVR)

Es una función esencial para las empresas que reciben un alto volumen de llamadas. Se trata de un sistema automatizado que saluda a los clientes y los guía mediante menús de voz interactivos.  

Por ejemplo, supongamos que tienes un negocio de lectura de tarot telefónico. Si contratas esta funcionalidad, cuando tus clientes llamen serán atendidos así: 

¡Bienvenido a Tarot telefónico! Estamos aquí para guiarte y responder a tus inquietudes. Por favor, selecciona una opción:

Para una lectura personalizada de tarot con uno de nuestros expertos, presiona 1.

Para conocer nuestras promociones y paquetes, presiona 2.

Si ya tienes una consulta programada y deseas confirmarla o modificarla, presiona 3.

Los menús IVR pueden configurarse con mensajes personalizados que representen la identidad de tu marca.

Grabación y monitoreo de llamadas

Grabar las llamadas telefónicas es la opción más eficaz para contar con un registro que te permita analizar las interacciones entre agentes y clientes, resolver malentendidos o conflictos y supervisar las comunicaciones de la empresa.

Es importante que el sistema de grabación que elijas cumpla con las normativas legales de la región en la que opera tu empresa. Algunos países tienen regulaciones específicas sobre la privacidad y la protección de datos y obligan a informar a las partes involucradas que la llamada está siendo grabada.

La grabación de llamadas es una herramienta de gran valor para sectores con altas regulaciones, como, por ejemplo, el financiero, el sanitario y el jurídico. 

Además, es un plus para las empresas que priorizan la excelencia en el servicio al cliente o que operan en sectores donde la precisión y el cumplimiento de normas son esenciales.

3. ¿Cuál es el futuro de tu empresa? 

En este punto tenemos que hablar de la escalabilidad y flexibilidad del sistema, porque si tienes metas precisas tu empresa no será la misma dentro de cinco años. 

Entonces, para contratar telefonía IP necesitas tener una respuesta a la interrogante ¿cuál es el futuro de tu negocio?

El sistema de llamadas debe ser escalable. En otras palabras, que pueda crecer contigo sin complicaciones y que esto no represente un costo económico que desajuste tu presupuesto.

Uno de los beneficios del software de centro de llamadas es que se trata de un sistema escalable. En el momento que tu empresa experimente un crecimiento, puedes añadir extensiones con solo un clic y lo más importante: sin interrumpir las operaciones diarias. 

Ahora, supongamos que después de ese crecimiento llega un periodo de baja demanda de llamadas. De la misma manera que aumentaste las extensiones, puedes disminuirlas sin mayores afectaciones. 

4. ¿Qué tan importante es para tu empresa la seguridad de los datos?

Para hablar de este tema, primero debes tener claridad en que los ciberataques son cada vez más sofisticados y las empresas no se están blindando contra esto, lo que genera una alerta a escala mundial.

Según el Foro Económico Mundial 9 de cada 10 empresas sufrieron un intento de vulneración de datos en el año 2024. Esto nos hace reflexionar sobre la importancia de contar con sistemas de seguridad robustos que eviten la vulneración de la información, ¡un simple ataque puede generar pérdidas millonarias!

Cualquier sistema de comunicaciones debe tener como premisa salvaguardar la información confidencial que se genera tanto de los clientes como de la empresa. 

Cuando elijas una empresa proveedora de centralitas virtuales, asegúrate de que incluya:

• Cifrado de extremo a extremo
• Autenticación multifactor
• Capacidad de detectar y prevenir intentos de acceso no autorizado
• Soporte técnico en caso de problemas

5. Establece un presupuesto y valora la calidad-precio

Antes de contratar los servicios de una centralita virtual IP compara las tarifas de las centrales tradicionales y el pago por uso. Resulta destacable que el sistema de llamadas en la nube ofrece opciones más modernas y por un precio menor. 

Algunos software de centralitas virtuales tienen tarifas planas mensuales, mientras que otros cobran según el uso. Evalúa de acuerdo al volumen de llamadas de tu empresa cuál es la opción más rentable. 

Por ejemplo, un precio por minuto fijo nacional desde 0,004€ y un precio por minuto móvil nacional desde 0,01€, es una opción atractiva que viene bien tanto a pequeñas y medianas empresas como a grandes corporaciones. 

Basándote en estas tarifas, puedes establecer un presupuesto, valorar la calidad-precio y elegir la mejor centralita virtual IP para pequeñas empresas o una gran industria dependiendo cuál sea tu caso.

6. Considera cómo será la implementación y adecuación en la empresa

El proceso de implementación debe ser fluido para evitar interrupciones en las operaciones. Las centralitas virtuales cumplen con características específicas como:

• Facilidad de instalación y configuración inicial
• Disponibilidad de asistencia técnica y formación para el personal

Estas singularidades hacen que la migración a una centralita virtual IP sea simple. El proveedor de servicios debe ofrecer asistencia durante y después de la implementación y estar presto a proporcionar toda la información que necesites para aprovechar al máximo el sistema.

7. Evalúa a los proveedores y las opiniones de los usuarios

No puedes dejar las comunicaciones de tu empresa en manos de cualquiera. Así que, para elegir al mejor proveedor de centralitas virtuales evalúa su reputación y consulta las opiniones en línea de otros clientes.

También puedes revisar su sitio web, leer su blog, indagar cuánto tiempo tiene en el mercado, entre otros aspectos. Así tendrás mayor seguridad de a quién estás contratando.

Además, los casos de éxito pueden ofrecerte una perspectiva más clara sobre el rendimiento del sistema en negocios similares al tuyo.

La importancia de elegir la centralita virtual IP correcta

Cuando contratas una centralita virtual IP estás haciendo una inversión tecnológica y tomando una decisión estratégica para mejorar la gestión de las llamadas de tu negocio. 

Recuerda que debes analizar cada aspecto con detalle, conocer bien cómo son las comunicaciones dentro y fuera de tu empresa, el tamaño de tu negocio, hacia dónde apunta en el futuro, cuáles son las funciones que cubren las necesidades del mercado y de la marca, entre otros. 

Además, priorizar aspectos como la seguridad, la calidad del servicio y el soporte técnico, porque de ellos depende, en gran medida, la satisfacción del cliente y el logro de tus objetivos como marca.

Una elección informada te permitirá contar con un sistema de comunicaciones robusto, flexible y eficiente. Ya sabes cómo elegir la mejor centralita virtual para mi empresa y ahora, es momento de ponerte en contacto con nosotros para dar un paso importante hacia la tecnología.