Centralita telefónica virtual vs. tradicional: ¿cuál elegir en 2025?

Evolución de las centrales telefónicas

A finales del siglo XIX surgieron las primeras centrales telefónicas manuales. En ellas, un operador conectaba físicamente las llamadas de los usuarios. 

Luego, en el año 1920 nacieron las centrales telefónicas automáticas, que utilizaban sistemas electromecánicos para conectar las llamadas sin la intervención de un operador, ¡fueron toda una novedad!

¿Te imaginas en plena era digital que aún dependiéramos de ese sistema que data de un siglo?

Por fortuna, la tecnología no se detiene. Gracias a su evolución, las centralitas telefónicas son ahora más eficientes y potentes que nunca. Desde el año 2010, las centrales alojadas en la nube optimizaron las comunicaciones empresariales y han evolucionado a la par de la tecnología, ¡hoy las centralitas virtuales marcan la pauta!

¿Qué es una centralita virtual? Ventajas frente a las tradicionales

La centralita virtual para empresas es un sistema de telefonía IP que opera en la nube. Está diseñado para gestionar llamadas sin necesidad de un hardware en tu oficina. Gracias a la tecnología, permite integrarse con herramientas como Customer Relationship Management (CRM).

Este sistema de llamadas en la nube es ideal para que las empresas manejen sus comunicaciones de manera eficiente y escalable.

En contraste, las centralitas tradicionales requieren equipos físicos, instalaciones y mantenimiento constante. Lo que se traduce en una gran inversión de dinero y representa mayores costos iniciales y operativos. 

Aunque las centrales tradicionales han sido la opción estándar durante años, en plena era digital son evidentes sus limitaciones en comparación con los beneficios de la telefonía IP para empresas.

Centralita virtual vs. centralita tradicional: ¿Cuál elegir?

En este punto, es evidente que lo que necesitas es una centralita virtual para tu negocio. Antes de adentrarte en el mundo online, es importante que tomes decisiones informadas, por eso aquí te explicaremos cuáles son las diferencias más importantes entre ambas: 

Funcionalidades

Una de las diferencias entre las centralitas virtuales y las centrales tradicionales son las funcionalidades:

Centralitas virtuales

Se adaptan a las necesidades actuales de las empresas y usan la tecnología basada en la nube. Algunas de las funcionalidades que destacan incluyen:

• Se integran a aplicaciones empresariales: tu negocio no tiene que adaptarse al sistema, porque este se conecta a diversas herramientas de gestión, como, por ejemplo, CMR, software de marketing, aplicaciones de ventas, y plataformas de atención al cliente, entre otras.
• Arroja informes en tiempo real: al instante puedes acceder a estadísticas detalladas de las llamadas. Algunas de las métricas son tiempo de espera, duración y resultados.
• El sistema es escalable: la centralita telefónica virtual crece con tu empresa, puedes añadir y eliminar extensiones de acuerdo a las necesidades del mercado.
• Cuenta con automatización avanzada: tus clientes siempre serán atendidos, porque puedes agregar Respuestas de Voz Interactiva (IVR) y chatbots.
• Permite grabar cada llamada: las grabaciones de las llamadas quedan almacenadas en la nube. Esto es perfecto para hacer auditorias, entrenar al equipo y resolver problemas.

Centralita tradicional

Es innegable que las centralitas tradicionales fueron la base de la comunicación empresarial. Pero, el mercado moderno tiene retos que afrontar. En cuanto a funcionalidad esto es lo que ofrecen: 

• Dependen de equipos físicos: este sistema de llamadas se basa en un hardware, por lo que ocupan espacio en la oficina y requieren de mantenimiento constante.
• Sus funciones son básicas: no ofrecen nada más allá de buzón de voz, transferencia de llamadas y conferencias.
• Obsolescencia tecnológica: con el pasar del tiempo dejan de ser compatibles con las nuevas tecnologías y las empresas deben hacer una nueva inversión por completo.

Costos operativos

Para cualquier empresa, la estructura de costos es vital para su crecimiento y en esa estructura es importante incorporar el presupuesto destinado para las comunicaciones. Con una centralita telefónica virtual esto no es problema: 

Centralitas virtuales

Es un servicio económico y eficiente para las empresas debido a varios factores:

• No requiere una inversión inicial: dejas atrás la adquisición de hardwares, tampoco se hacen instalaciones físicas complejas. Toda vez que el sistema funciona a través de la nube, se reducen los gastos iniciales.
• Dile adiós al mantenimiento físico: no depender de equipos físicos significa que se acabaron las visitas técnicas y no necesitas comprar repuestos en caso de averías. Las actualizaciones se realizan en la nube sin interrupciones en el servicio.
• Se reducen las tarifas telefónicas: debido a que el sistema utiliza internet para realizar llamadas, las tarifas telefónicas son mínimas. Esto es factible para las empresas que requieren hacer llamadas internacionales.

Centralita tradicional

Por otro lado, las centralitas tradicionales representan un enfoque más costoso y menos flexible para las comunicaciones empresariales. Se debe a los siguientes aspectos: 

• Debes comprar un hardware especializado: para instalar una central tradicional es preciso adquirir, servidores, paneles, teléfonos compatibles y pagar por la instalación.
• Las tarifas telefónicas son elevadas: estas centrales utilizan líneas telefónicas tradicionales, lo que se traduce en altos pagos. En especial las llamadas internacionales.
• Necesitan mantenimiento técnico: la dependencia de equipos físicos conlleva revisiones regulares. Así que, es necesario contratar técnicos especializados o firmar contratos de mantenimiento con proveedores.

Ubicación

16% de las empresas de todo el mundo trabajan 100% remoto y todo apunta a que ese porcentaje seguirá creciendo en los próximos años. Si en tu negocio apuestas por el trabajo híbrido o remoto, la telefonía empresarial en la nube es una de las soluciones que te vendrá como anillo al dedo.

La ubicación es una de las ventajas y diferenciación más importante de una centralita virtual para pequeñas empresas. Exploremos este punto en detalle:

Centralita virtual

¿Recuerdas cuando los celulares salieron al mercado? ¡Eran una novedad! Lo mismo ocurre con las centralitas de telefonía virtual, porque: 

• Tienes accesibilidad global: tus empleados solo necesitan una conexión a internet estable para hacer y recibir llamadas. Esto es ideal para mantener la productividad en empleados remotos, empresas con múltiples ubicaciones y compañías con personal itinerante.
• Ofrece escalabilidad: la capacidad de la centralita virtual se puede ajustar en función de las necesidades de la empresa y no tienes que realizar instalaciones físicas adicionales.
• Cuentan con seguridad robusta: en internet se toman muy en serio la seguridad de los usuarios y las centralitas virtuales usan el cifrado de extremo a extremo para proteger las conversaciones, datos e información que se manejan en las llamadas.

Centralita tradicional

Una de las mayores limitantes de las centrales tradicionales es que están sujetas a un espacio físico y a eso se le añade:

• Dificultad para escalar: expandir una centralita tradicional es complejo, porque requiere la instalación de un nuevo hardware y la reconfiguración de la infraestructura.
• Mayor riesgo de fallas: las centrales tradicionales son más vulnerables a fallas técnicas y esto interrumpe las comunicaciones de la empresa.

¿Para qué tipo de empresas funcionan las centralitas telefónicas virtuales?

La central telefónica en la nube se adapta a diversas empresas, desde pequeños emprendimientos hasta grandes corporaciones. Aquí te explicamos cómo beneficia a distintos tipos de empresas:

• Centralita virtual para pequeñas empresas: son ideales para emprendimientos y negocios en crecimiento que necesitan maximizar sus recursos, porque les permite acceder a tecnologías de vanguardia sin invertir grandes cantidades de dinero.
  A esto se le suma que, al ser escalables, puede iniciar con funciones básicas e ir adaptando menús de acuerdo a su crecimiento.
• Centralita virtual para grandes empresas: para las corporaciones y negocios con operaciones a gran escala ofrece herramientas personalizables que garantizan una comunicación fluida y eficiente.

¿Por qué elegir una centralita virtual en 2025?

Una centralita telefónica virtual es la mejor opción para tu empresa. Gracias a su tecnología basada en la nube, supera las limitaciones de las centralitas tradicionales, son flexibles, escalable y la relación calidad-precio la hace más atractiva.  

Si uno de los objetivos de tu negocio es optimizar procesos, reducir costos y estar a la vanguardia tecnológica, es momento de optar por un software de centro de llamadas.

Desde pequeñas startups, hasta grandes corporaciones, encuentran en este servicio la una solución que se adapta a las demandas cambiantes del mercado.

¿Por qué seguir atado a cables y equipos físico cuando la tecnología tiene mucho para ofrecer? ¡Contáctanos! y descubre cómo una centralita virtual puede transformar tu negocio.