8 beneficios de una centralita virtual para empresas que debes conocer

Qué es una centralita virtual para empresas?

Lo primero que necesitas saber es a qué nos referimos con una centralita virtual enfocada a las necesidades empresariales. 

Es un sistema que reemplaza las centrales telefónicas tradicionales para alojar el centro de llamadas en una nube. Así tienes acceso desde cualquier lugar con solo una conexión a internet.

La telefonía IP empresarial está diseñada para brindar mayor versatilidad, reducir costos y lograr una mejor experiencia cliente y experiencia empleado con las marcas. 

Ventajas de una centralita virtual empresarial

Las empresas modernas necesitan ser rentables, eficientes y ágiles. El ámbito de las comunicaciones, las centralitas virtuales cumplen con estos requerimientos. 

Aquí, explicamos los 8 beneficios más significativos de utilizar un sistema telefónico en la nube:

1. Tiene menos costos operativos y ofrece mayores beneficios

Se eliminan los gastos asociados a líneas telefónicas físicas. Ya que opera con tecnología en la nube para empresas, se minimizan los costos de instalación y mantenimiento.

A esto se le suma que, con la tecnología IP pagas solo por lo que usas. Por ejemplo, si tienes una temporada baja donde se generan menos llamadas, los costos se reducen, ya que no estás pagando por líneas telefónicas o servicios que no utilizas. 

En cambio, durante una campaña de ventas, puedes escalar el servicio y cubrir la demanda. Esto asegura que tu inversión siempre esté alineada con tu nivel de uso.

Otro punto importante en los costos operativos es que ahorras en llamadas internacionales, porque ofrece tarifas más bajas.

En líneas generales, dependiendo del sistema que escojas y la usabilidad, puedes reducir los costos de 30% a 50% en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales.

2. Es un sistema flexible que permite trabajar desde cualquier lugar

Vivimos en la era del trabajo remoto. Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT) desde el 2020 hasta ahora, más de 23 millones de personas han transitado por el trabajo remoto.

Pero, ¿por qué te decimos esto? Es que la centralita virtual para empresas facilita el trabajo remoto y la movilidad empresarial, porque permite gestionar las llamadas desde cualquier ubicación.

Por ejemplo, supongamos que tienes un equipo de ventas trabajando en distintas ciudades o incluso países. Con un call center virtual, cada miembro puede usar un número único para llamar a los clientes como si estuvieran todos en la misma oficina.

Ahora, imagina que surge una emergencia, como el cierre temporal de las oficinas. Si tienes soluciones telefónicas empresariales, el sistema sigue operando, porque tu equipo solo necesita acceso a internet. Esto garantiza un servicio continuo y profesional.

3. Las centralitas virtuales crecen con tu negocio

Las centralitas virtuales están diseñadas para crecer con tu negocio. A diferencia de los sistemas tradicionales que requieren costosas ampliaciones físicas o reemplazos de equipos, la tecnología basada en la nube permite ajustar su capacidad de manera sencilla. ¡Todo está al alcance de un clic!

Por ejemplo, imagina que eres una empresa de cobranzas de seguros. Durante la temporada de renovación de pólizas, puedes aumentar tu equipo para gestionar un mayor volumen de llamadas. Con una centralita virtual, tienes la opción de agregar nuevas extensiones en cuestión de minutos, asignándolas a tus nuevos empleados de forma rápida y sencilla.

Por otro lado, si después de la temporada alta necesitas reducir tu equipo, solo eliminas las extensiones adicionales y te ajustas a los costos de la demanda real.

En otras palabras, aumentas o reduces la capacidad de tu centralita según el tamaño de tu empresa, sin complicaciones ni gastos innecesarios.

4. Con la personalización, mejora la atención al cliente

La atención personalizada se apoderó del mercado, las empresas que desean sobresalir deben permanecer en la mente de sus clientes y de allí la importancia de la experiencia de marca.

Las centralitas virtuales empresariales están alineadas a esta premisa y desde el centro de llamadas es posible personalizar saludos, grabar conversaciones y mejorar la percepción del servicio.

Por ejemplo, en las líneas de tarot es un gran plus, porque crea una conexión más genuina con los clientes. Cuando se recibe una llamada, el sistema saluda de forma automática a cada cliente por su nombre, más o menos así:

“Hola, María, bienvenida a Tarot en línea. Estamos aquí para guiarte. ¿Cómo podemos ayudarte hoy?”.

Además, puedes asignar extensiones específicas para diferentes servicios, como, consultas rápidas o lecturas completas. 

Otro beneficio es la grabación de conversaciones. Por ejemplo, si un cliente menciona un tema específico durante una consulta, esa información queda registrada. Así, la próxima vez que llame, el tarotista puede ofrecerle una experiencia aún más personalizada, recordando detalles importantes sin que el cliente tenga que repetirlos.

Esta combinación de atención personalizada y organización profesional mejora la percepción del servicio, fideliza a los clientes y posiciona a la marca como una referencia en calidad y cercanía.

5. Ofrece mayor seguridad en las comunicaciones

Según datos del Foro Económico Mundial, solo en el año 2024 nueve de cada diez organizaciones del mundo sufrieron al menos un ataque de robo de datos. Además, se estima que para el 2025 la ciberdelincuencia ocasione pérdidas económicas por el orden de los 10,5 billones de dólares.

Las amenazas que enfrentan las empresas son más frecuentes y complejas. De allí que proteger la información que manejan es esencial.

A diferencia de los sistemas tradicionales de centrales telefónicas, el sistema de llamadas en la nube utiliza protocolos avanzados de encriptación y autenticación para garantizar que toda la información que se suministra en una llamada permanezca segura.

Cada comunicación utiliza el cifrado de extremo a extremo, para evitar que terceros intercepten las llamadas o accedan a información sensible. 

6. Se integra con otras herramientas empresariales

Para garantizar una conexión más fluida y eficiente, la telefonía IP empresarial se integra con otras herramientas de uso frecuente.

Por ejemplo, al integrar la centralita con un CRM, como Salesforce o HubSpot, en cada llamada entrante muestra información del cliente en tiempo real. Puedes saber su historial de interacciones, consultas previas, compras y cualquier otra acción que haya ejecutado previamente.

Con toda esta información a disposición es más fácil ofrecer respuestas rápidas y personalizadas.

7. Obtienes un análisis detallado de métricas

En la actualidad, tener un constante flujo de información sobre los clientes es una ventaja y sobre el funcionamiento de la marca también. Toda vez que esto permite tomar decisiones informadas y estratégicas.

Una centralita virtual para empresas permite tener estadísticas sobre el rendimiento de las llamadas, como, tiempos de espera, resolución de problemas, la calidad de la atención al cliente, entre otras. A continuación, lo explicamos con mayor precisión:

• Estadísticas de rendimiento de llamadas: incluye el número total de llamadas recibidas, realizadas y perdidas. Esta información permite evaluar la eficiencia de tu equipo y detectar posibles áreas de mejora.
• Tiempos de espera: las centralitas virtuales registran el tiempo que los clientes esperan para ser atendidos. Esto ayuda a identificar picos de demanda y hacer los ajustes pertinentes.
• Resolución de problemas: la resolución de problemas a través de una llamada telefónica es un indicador de la eficiencia del servicio. Además, está vinculado de forma directa con la calidad de la atención al cliente.

8. La configuración es sencilla y se hace de forma rápida

La simplicidad y rapidez con la que se puede implementar es un punto a favor de las centralitas virtuales. A diferencia de las centrales telefónicas tradicionales que requieren de días de instalación, este modelo puede estar operativo en solo minutos.

Te preguntarás, ¿cómo es posible?, porque solo se necesita activar un número telefónico, la cantidad de extensiones que requiere el negocio y las opciones que solicites, como, menús interactivos, desvío de llamadas, colas de llamadas, entre otras funciones. 

La simplicidad de la instalación ayuda a que, en lugar de preocuparte por procesos engorrosos, dejes las comunicaciones a la tecnología y te centres en aspectos más importantes, como, por ejemplo, hacer crecer a tu empresa. 

Centralitas virtuales, una comunicación más eficiente para negocios que buscan el éxito

Los beneficios de implementar una centralita virtual para empresas son evidentes a corto plazo. Este sistema de llamadas en la nube mejora la comunicación, reduce costos, es escalable y se convierte en una herramienta indispensable para lograr una experiencia de marca positiva.

Hoy, las empresas tienen que competir con otras asociadas a su mercado, con la cultura de la inmediatez y mantenerse a la vanguardia tecnológica. Por fortuna, el sistema telefónico en la nube está asociado a las necesidades que hoy exige el mercado.

Entonces, es momento de transformar tus comunicaciones Contáctanos y empieza a disfrutar de los beneficios de las centralitas virtuales hoy mismo.