7 errores al elegir un servicio de centralita virtual

Errores al contratar un servicio centralita virtual que pueden costarte caro

Elegir el proveedor incorrecto o no evaluar bien las necesidades de tu empresa puede hacer que tu experiencia con la telefonía IP sea desafortunada, representar problemas técnicos, operativos y financieros. 

Por ello, aquí te dejamos una lista con los errores que debes evitar cuando contratas una centralita virtual:

1. No analizar las necesidades de comunicación de tu empresa

Las necesidades de comunicación varían de una empresa a otra. No es lo mismo contratar el servicio centralita virtual para una Pequeña y Mediana Empresa (PyME) que para una gran corporación. 

No contrates un sistema de llamadas en la nube sin antes hacer un estudio de comunicaciones internas y externas en el que definas:

• La cantidad de extensiones que necesitas. Toma en cuenta el número actual y la proyección de crecimiento a corto plazo.
• Las funcionalidades que te ayudarán a optimizar el flujo de trabajo. Por ejemplo, grabación de las llamadas, chatbots, llamadas en cola, videoconferencias, menú interactivo, entre otras.
• El tipo de llamadas, ¿la mayoría de tus llamadas son internas o externas?, ¿internacionales o locales? De esto dependerá tu presupuesto

2. Elegir un proveedor sin verificar su calidad de servicio

Cuando un cliente hace contacto con tu marca tienes que asegurarte de que, en todo momento, tenga una buena experiencia, porque cada interacción es una oportunidad para construir una relación sólida.

Una mala calidad de audio o una conexión inestable es perjudicial para la imagen de tu empresa y puede frustrar a tus clientes. 

Imagina esta situación: un cliente llama interesado en tus productos y, debido a una interferencia en la línea, no puede entender la información clave. ¿Cuál es el resultado más probable?, perderás la venta y, posiblemente, la confianza del cliente.

Antes de hacer la instalación, solicita una prueba para evaluar la calidad del audio, la estabilidad de la conexión y que todas las funcionalidades se ajusten a tus expectativas y a las necesidades de tus clientes.

3. No integrar la centralita con tus herramientas empresariales

El sistema de llamadas en la nube no puede operar de forma aislada, debe integrarse a las herramientas de gestión de la empresa. Es un error elegir un servicio de telefonía en la nube sin antes verificar su compatibilidad.

Tienes que asegurarte de que todo se integrará de forma correcta para evitar problemas operativos. 

Verifica que funcione con CRM como HubSpot o Salesforce, que permita automatizar el registro de llamadas y análisis de datos, entre otras funciones. 

La idea es que el personal no tenga que realizar tareas manuales que pueden automatizarse para mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos. 

4. No considerar la escalabilidad y crecimiento futuro

¿Dónde ves a tu empresa dentro de 5 años? Esa visión de futuro que tienes para el crecimiento y desarrollo de tu negocio tienes que considerarlo cuando contratas un VoIP empresarial.

La escalabilidad del sistema de llamadas es clave para su buen funcionamiento, porque debe crecer a la par de tu negocio, satisfaciendo las necesidades a corto, mediano y largo plazo. 

Para que lo entiendas mejor, te lo explicamos con un ejemplo:

Imagina que tienes una empresa de venta de seguros de autos, comienzas con cinco agentes y un servicio de centralita virtual básico. 

Al inicio, el sistema funciona bien, tras tres años de crecimiento y la apertura de dos nuevas oficinas, la empresa necesita 30 agentes atendiendo llamadas al mismo tiempo.

El problema surge cuando el sistema contratado no permite añadir extensiones sin costos elevados ni gestionar llamadas entre diferentes sedes. 

Esto genera esperas largas, pérdida de clientes y altos costos de migración a un nuevo proveedor de VoIP. 

Entonces, si desde el principio optas por un VoIP empresarial escalable, este crecerá con tu negocio sin interrupciones ni gastos ocultos.

5. Elegir solo por precio y no por valor

El presupuesto es un factor importante al momento de contratar un software de centro de llamadas, pero no es lo único en lo que debes fijarte.

Elegir la opción más barata puede parecer atractivo a corto plazo, pero a la larga, podría costarte más en términos de funcionalidad, soporte técnico y escalabilidad.

¿Por qué el precio no lo es todo?

Un servicio de telefonía IP muy económico puede carecer de funciones esenciales como, por ejemplo, soporte técnico eficiente. Además, algunos proveedores ofrecen tarifas bajas al inicio, pero incluyen costos ocultos que aparecen más adelante.

Entonces, es muy importante que tengas claridad sobre las tarifas del minuto fijo nacional, del minuto fijo móvil, las tarifas internacionales y las funcionalidades que abarca el monto que pagarás. 

6. No capacitar a tu equipo

Es esencial que tus empleados aprendan a utilizar el sistema de forma correcta, porque de esta manera aprovecharán más los beneficios de la VoIP.

Por ejemplo, si los empleados no saben cómo transferir llamadas, configurar desvíos o acceder a buzones de voz, se ralentizará la comunicación.

Capacitar al equipo disminuye al mínimo errores como colgar de forma accidental o largos tiempos de espera.

Además, el servicio centralita virtual ofrece herramientas que, sin formación, quedan inutilizadas.

¿Cómo capacitar a tu equipo en VoIP?

• Ofrece formación inicial para que los empleados se familiaricen con la plataforma.
• Proporciona manuales y tutoriales que faciliten la consulta rápida en caso de dudas.
• Solicita soporte al proveedor.
• Programa sesiones de actualización.

7. Ignorar la seguridad de los datos y exponer tu empresa a riesgos

La telefonía IP utiliza Internet para la transmisión de voz, así que tienes que protegerte a ti y a tus clientes de ciberataques, escuchas no autorizadas y fraudes telefónicos. 

Según un informe del Foro Económico Mundial, publicado por Infobae, los costos asociados a la ciberdelincuencia alcanzarán 10,5 billones de dólares en 2025.

Entonces, cuando elijas un servicio de VoIP empresarial, asegúrate de preguntar:

• ¿Las llamadas están cifradas de extremo a extremo?
• ¿Qué medidas de autenticación utiliza?
• ¿Cómo protege contra fraudes y accesos no autorizados?

¿Cómo una mala elección puede afectar la productividad de tu empresa?

Imagina que tienes una empresa de venta de zapatos en línea y va creciendo de forma rápida. Así que decides contratar un servicio de centralita virtual para gestionar las llamadas de tus clientes.

Pero, cometes errores al elegir al proveedor tecnológico y ocurren fallas como estas:

• En las llamadas la voz se escucha entrecortada o con eco, por lo que los clientes cortan antes de hacer el pedido.
• La centralita no se integra al CRM. Así que, cuando tus clientes llaman solicitando información de las tallas de zapatos, el operador tarda en encontrar la información.
• Ocurre una falla durante el fin de semana y el proveedor no tiene servicio técnico 24/7, por lo que debes esperar hasta el lunes para reactivar las llamadas.

Con esto lo que queremos explicarte es que un mal servicio de telefonía afecta la comunicación, te hace perder clientes, ventas y tiempo. Elegir bien desde el inicio es indispensable para proteger el crecimiento de tu negocio.

Recuerda que debes priorizar la escalabilidad, la integración con otras herramientas, la facilidad de uso y un soporte técnico de calidad. De esta forma, te ajustas a las necesidades de la empresa y a los desafíos que plantea un mercado cada vez más competitivo. 

Checklist para evitar estos errores y contratar la mejor centralita sin riesgos

Contratar un servicio de llamadas en la nube no puede ser una decisión tomada al azar, tiene que ser informada y estratégica.

Cometer errores en el proceso puede generar problemas que se transformen en una mala imagen para tu empresa, pérdida de clientes y de ventas. 

No olvides que debes evaluar las necesidades reales de tu negocio, investigar a fondo a los proveedores y asegurarte de que el servicio se adapte al crecimiento de tu marca. 

Si sigues esta checklist no tendrás nada de qué preocuparte y solo esperar a recibir los beneficios de un servicio centralita virtual:

1. No analizar las necesidades de comunicación de tu empresa

2. Elegir un proveedor sin verificar su calidad de servicio

3. No integrar la centralita con tus herramientas empresariales

4. No considerar la escalabilidad y crecimiento futuro

5. Elegir solo por precio y no por valor

6. No capacitar a tu equipo

7. Ignorar la seguridad de los datos y exponer tu empresa a riesgos

Ahora que conoces los errores más comunes, evita caer en ellos. Contáctanos y te ayudamos a encontrar una solución VoIP que se adapte a tu negocio.