Fax to Fax: cómo enviar documentos de forma segura

¿Qué es fax to fax?

Fax to fax es el envío de documentos digitales mediante servicios de fax online, asegurando transmisión segura y sin alteraciones. Se usa en sectores como legal, salud y finanzas para proteger datos sensibles.

¿Cómo funciona el fax virtual?

El proceso es muy simple:

1. Prepara tu documento en archivo en digital.
2. Envíalo a través del servicio de fax online.
3. La transmisión se hace de forma segura hasta el destinatario.
4. Recepción y confirmación. El fax de destino recibe y almacena el documento sin modificaciones.

¿Sigue siendo relevante el fax? Usos clave en el mundo empresarial actual

El fax mantiene su importancia en la era digital debido a su seguridad y validez legal. Fax to fax se percibe como un método más seguro que el correo electrónico para transmitir información sensible, porque es menos susceptible a la interceptación y manipulación.

Según un estudio de Global Growth Insights, para el año 2032 el mercado de faxes en la nube puede superar los 2 mil 400 millones de dólares. Esto se debe a que hoy las empresas priorizan la seguridad de los datos y quieren modernizar sus comunicaciones. 

Además, el fax tiene validez legal en muchos países, incluyendo España. Un fax enviado y recibido correctamente se considera una prueba documental en caso de disputas o litigios.

Para algunos sectores el uso del fax por internet es fundamental, ¡veamos de cuáles se trata!

• Legal: es esencial para enviar documentos que contienen información sensible, como contratos, acuerdos y documentos judiciales.
• Salud: es la mejor manera de enviar historias médicas, récipes y autorizaciones.
• Financiero: en el sector finanzas con el fax se hace el envío seguro de solicitudes de préstamos, transferencias y otros documentos bancarios.
• Gobierno: es la forma más factible para que el Estado procese formularios oficiales, licencias y permisos.
• Inmobiliario: las ofertas de compra, contratos de arrendamiento y los títulos de propiedad se transmiten de forma más segura a través del fax.

Fax tradicional vs. Fax online: ¿Cuál es la mejor opción para tu negocio?

El fax online permite enviar y recibir documentos sin papel, eliminando costos de hardware y mantenimiento.

Pero, ¿Cómo elegir entre el fax tradicional y el fax virtual? Cada uno tiene ventajas y desventajas, te las explicamos a continuación:

Ventajas y desventajas del fax tradicional: costos, mantenimiento y disponibilidad

Piensa en el fax tradicional como en un coche clásico: tiene su encanto y funcionalidad, pero requiere más atención y cuidado que un modelo moderno.

Ventajas

• Tienes control total sobre el proceso de envío.
• Es ideal para quienes prefieren lo tangible.

Desventajas

• Requiere una línea telefónica exclusiva para el uso del fax.
• Debes hacer mantenimiento al equipo, comprar papel y tóner.
• Solo puedes enviar y recibir faxes cuando estás en la oficina.
• El envío puede ser lento, especialmente con documentos largos.

Fax online: Facilidad, rapidez y ahorro

Si el fax tradicional es como un coche clásico, el fax online es el vehículo eléctrico de última generación: eficiente, conectado y adaptado al ritmo de vida actual.

Ventajas

• Elimina los costos de hardware, papel y mantenimiento.
• Envía y recibe faxes desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
• Rapidez: El envío es casi instantáneo.
• Movilidad: Accede a tus faxes desde cualquier lugar.
• Los faxes se almacenan en formato digital para facilitar su búsqueda y gestión.

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Desventajas

• Depende de un proveedor de servicios.
• Requiere conexión a internet.

Cómo enviar fax to fax como un profesional: guía + trucos

Enviar un fax es sencillo, pero hay detalles que marcan la diferencia entre un envío exitoso y uno que termina en la papelera del destinatario. Sigue estos pasos y consejos para que tu documento llegue a su destino de forma clara, legible y con un aspecto profesional: 

Prepara el documento

Asegúrate de que tu documento esté en un formato compatible. Para el fax online, generalmente se utiliza PDF. Además, verifica que el texto sea claro y legible.

Consejos para que tu documento se vea profesional

• Usa una fuente estándar, como Arial o Times New Roman y un tamaño de letra legible,12 puntos es ideal.
• Asegúrate de que el documento sea claro y sin tachaduras.
• Evita abreviaturas o jerga que el destinatario no pueda entender.

Envío a través de un servicio de fax online: tutorial

1. Sube el documento en PDF o imagen.
2. Ingresa el número de fax de destino.
3. Haz clic en "Enviar" y recibe la confirmación en tu email.

Trucos para aprovechar al máximo fax to fax

Saber usar la tecnología te facilita la vida y fax to fax es una de esas herramientas que hace que tus comunicaciones empresariales sean más efectivas. Para aprovecharlas al máximo sigue estos trucos: 

• Utiliza una aplicación móvil: muchos servicios de fax online ofrecen aplicaciones móviles que te permiten enviar y recibir faxes directamente desde tu teléfono móvil.
• Intégralo con otras herramientas: el fax virtual de GTPhone se integran con otras aplicaciones que ya utilizas, como Google Drive, Dropbox o Microsoft Outlook.
• Programa tus envíos: si necesitas enviar un fax a una hora específica, por ejemplo, fuera del horario laboral, puedes programar el envío.
• Utiliza la firma electrónica: agrega tu firma electrónica a los documentos antes de enviarlos, así agilizas el proceso de firma de contratos y otros documentos.
• Considera la seguridad: al elegir un proveedor de fax online, cerciórate de que ofrezca encriptación de datos y cumplan con normativas de privacidad relevantes para tu sector.

La seguridad del fax: por qué es más confiable que el email para documentos sensibles

El fax sigue siendo el método preferido para enviar documentos sensibles debido a su naturaleza de circuito cerrado. 

A diferencia del email, que viaja a través de múltiples servidores y puede ser interceptado, el fax se transmite directamente de un dispositivo a otro a través de la línea telefónica o por medio de una centralita virtual.

Ahora, te explicamos en detalle los sistemas de seguridad que usa el fax en la nube: 

Encriptación y protocolos de seguridad 

El servicio de fax online utiliza protocolos de encriptación, como Transport Layer Security (TLS) o Secure Sockets Layer (SSL), para proteger la información durante la transmisión. 

Estos protocolos cifran los datos, haciéndolos ilegibles para cualquiera que intente interceptarlos. Es similar a poner tu documento en un sobre sellado antes de enviarlo.

Autenticación de usuario

Para acceder a tu cuenta de fax online, necesitas un nombre de usuario y una contraseña segura. Puedes solicitar autenticación de dos factores (2FA), que añade una capa adicional de seguridad, por ejemplo, un código enviado a tu teléfono móvil.

Almacenamiento seguro

Los faxes recibidos y enviados se almacenan en servidores seguros, protegidos por firewalls y sistemas de detección de intrusiones.

Control de acceso

Puedes controlar quién tiene acceso a tus faxes dentro de la plataforma de fax online.

¿Es más confiable el fax virtual que el email?

El fax to fax ofrece un nivel de seguridad superior al correo electrónico estándar para el envío de documentos sensibles. 

El fax tradicional se beneficia de la naturaleza de circuito cerrado de la línea telefónica, mientras que el fax online añade capas de seguridad digital como la encriptación y el cumplimiento de normativas.

Preguntas frecuentes sobre el fax por internet

El fax online simplifica el envío y recepción de documentos, pero aun conociendo sus ventajas es natural que tengas preguntas sobre cómo funciona y si es adecuado para tu negocio. Aquí respondemos a las dudas más comunes:

¿Necesito una línea telefónica para usar el fax por internet?

No. Esa es una de las mayores ventajas. El fax virtual solo necesita una conexión a internet.

¿Puedo enviar faxes a máquinas de fax tradicionales?

Sí, absolutamente. El fax por internet es compatible con las máquinas de fax tradicionales.

¿Cómo recibo faxes con el fax por internet?

Los faxes que te envíen llegarán a tu dirección de correo electrónico como archivos adjuntos, por lo general en formato PDF.

¿Cuánto cuesta el fax por internet?

Los precios varían según el proveedor y el plan que elijas. Generalmente, hay planes mensuales o anuales con un número determinado de páginas incluidas.

¿Puedo enviar faxes internacionales?

Sí, la mayoría de los servicios de fax online te permiten enviar faxes a números internacionales.

¡Envía documentos de forma más simple y más segura!

Fax to fax es una herramienta relevante en el sector empresarial gracias a su seguridad y validez legal.

Hoy, los servicios de fax online integran nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, para mejorar la gestión de documentos y robustos protocolos de seguridad.

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Antes de despedirnos, te invitamos a leer más de nuestro contenido y descubrir las Claves para elegir la centralita virtual IP para tu empresa.