Clés pour choisir standard téléphonique virtuel IP pour votre entreprise

7 touches pour sélectionner une IP standard téléphonique virtuel

Choisir une logiciel de centre d'appels Il ne s'agit pas seulement d'embaucher un service, il s'agit de trouver une solution technologique qui réponde aux besoins actuels de votre entreprise et a la capacité de croître avec elle.

Ce sont des aspects fondamentaux que vous devez considérer avant de prendre une décision :

1. Quels sont les besoins de communication de votre entreprise?

PBX Virtuel est basé sur l'amélioration de la gestion des appels dans une entreprise, alors il est évident que la première chose que vous devez faire est une évaluation complète des communications d'affaires.

En comprenant les particularités de vos communications d'affaires, vous éviterez de payer pour des fonctionnalités inutiles et vous assurerez que le système choisi augmentera l'efficacité et la productivité de votre équipe.

Il propose ensuite une étude complète sur:

• La structure de votre équipe
• Voies de communication
• Le modèle de travail. Si présent, hybride ou à distance

Ces trois concepts sont fondamentaux pour comprendre comment votre entreprise communique à la fois en interne et avec vos clients et ainsi accéder à la Téléphonie IP commerciale.

2. Évaluer les fonctions dont vous avez vraiment besoin

Les systèmes de communication Cloud offrent plus que les appels entrants et sortants, ont un certain nombre de fonctionnalités qui contribuent à améliorer la gestion opérationnelle et à optimiser le service à la clientèle. Savoir ce qu'il est essentiel d'embaucher exactement ce que votre entreprise exige :

Gestion des appels

Si vous avez un flux élevé d'appels, vous avez besoin d'un détour, transfert et gestion de la file d'attente.

Les écarts permettent de rediriger les appels vers un autre numéro ou une autre extension automatiquement, les transferts passent les appels à un autre Agent rapidement afin que le client soit toujours servi et les files d'attente sont utilisées pour organiser les appels entrants lorsque tous les agents sont occupés.

Réceptionniste automatique et menus interactifs (SVI)

C'est une fonction essentielle pour les entreprises qui reçoivent un volume élevé d'appels. Il s'agit d'un système automatisé qui accueille les clients et les guide à travers des menus téléphoniques interactifs.

Par exemple, supposons que vous ayez une entreprise de lecture de téléphone tarot. Si vous louez cette fonctionnalité, lorsque vos clients vous appellent, vous serez traité comme ceci:

Bienvenue sur le téléphone de Tarot ! Nous sommes ici pour vous guider et répondre à vos préoccupations. Veuillez sélectionner une option :

Pour une lecture personnalisée du tarot avec un de nos experts, appuyez sur 1.

Pour en savoir plus sur nos promotions et forfaits, appuyez sur 2.

Si vous avez déjà une consultation programmée et que vous souhaitez la confirmer ou la modifier, appuyez sur 3.

Les menus SVI peuvent être configurés avec des messages personnalisés qui représentent l'identité de votre marque.

Enregistrement et appels Surveillance

L'enregistrement des appels téléphoniques est l'option la plus efficace pour avoir un dossier qui vous permet d'analyser les interactions entre les agents et les clients, de résoudre les malentendus ou les conflits et de surveiller les communications de l'entreprise.

Il est important que le système d'enregistrement que vous choisissez respecte les règles légales de la région dans laquelle votre entreprise opère. Certains pays ont des règlements spécifiques sur la protection de la vie privée et des données et exigent que les parties concernées soient informées que l'appel est enregistré.

L'enregistrement d'appels est un outil précieux pour les secteurs à réglementation élevée, comme les secteurs financier, sanitaire et juridique.

En outre, c'est un atout pour les entreprises qui privilégient l'excellence dans le service à la clientèle ou opèrent dans des secteurs où l'exactitude et la conformité sont essentielles.

3. Quel est l'avenir de votre entreprise?

À ce stade, nous devons parler de l'évolutivité et de la flexibilité du système, car si vous avez des objectifs précis, votre entreprise ne sera pas la même dans cinq ans.

Donc, pour louer un téléphone IP, vous devez avoir une réponse à la question, quel est l'avenir de votre entreprise?

Le système d'appel doit être évolutif. En d'autres termes, que je peux grandir avec vous sans complications et que cela ne représente pas un coût économique qui fausse votre budget.

Une des avantages du logiciel de centre d'appels C'est un système évolutif. Au moment où votre entreprise connaît une croissance, vous pouvez ajouter des extensions en un seul clic et le plus important : sans interrompre les opérations quotidiennes.

Maintenant, supposons qu'après cette croissance il y ait une période de faible demande d'appels. Tout comme vous avez augmenté les extensions, vous pouvez les diminuer sans plus d'affections.

4. Quelle est l'importance de la sécurité des données pour votre entreprise?

Pour en parler, vous devez d'abord être clair que les cyberattaques deviennent de plus en plus sophistiquées et les entreprises ne sont pas blindées contre cela, qui génère une alerte mondiale.

SelonForum économique mondial 9 entreprises sur 10 ont tenté de briser les données en 2024. Cela nous fait réfléchir sur l'importance d'avoir des systèmes de sécurité robustes qui empêchent la violation de l'information, une simple attaque peut générer des millions de dollars!

Tout système de communication devrait avoir pour prémisse la sauvegarde des informations confidentielles produites par les clients et l'entreprise.

Lorsque vous choisissez un fournisseur PBX Virtuel, assurez-vous qu'il comprend:

• Extrême à extrême
• Authentification multifacteurs
• Capacité de détecter et de prévenir les tentatives d'accès non autorisées
• Assistance technique en cas de problèmes

5. Il fixe un budget et valorise la qualité - prix

Avant d'embaucher les services d'une IP standard téléphonique virtuel, comparez les taux des centrales électriques traditionnelles et le paiement par utilisation. Il est important que les système d'appel en nuage offre des options plus modernes et pour un prix plus bas.

Certains Logiciel PBX Virtuel ont des tarifs mensuels fixes, tandis que d'autres frais selon l'utilisation. Évaluer selon le volume d'appels de votre entreprise quelle est l'option la plus rentable.

Par exemple, un prix national à la minute fixe à partir de 0,004 € et un prix national à la minute mobile à partir de 0,01 € est une option attrayante pour les petites et moyennes entreprises et les grandes entreprises.

Sur la base de ces tarifs, vous pouvez définir un budget, évaluer le prix de la qualité et choisir la meilleure IP standard téléphonique virtuel pour petites entreprises ou une grande industrie selon votre cas.

6. Envisager ce que sera la mise en œuvre et l'adéquation dans l'entreprise

Le processus de mise en oeuvre doit être fluide pour éviter les interruptions dans les opérations. PBX Virtuel répond à des caractéristiques spécifiques telles que:

• Installation et installation de configuration initiale
• Disponibilité d ' une assistance technique et d ' une formation pour le personnel

Ces singularités rendent la migration vers une IP standard téléphonique virtuel simple. Le fournisseur de services devrait fournir de l'aide pendant et après la mise en œuvre et être prêt à fournir toutes les informations dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti du système.

7. Évaluer les points de vue des fournisseurs et des utilisateurs

Vous ne pouvez laisser les communications de votre entreprise à personne. Alors, de choisir le meilleur fournisseur PBX Virtuel pour évaluer votre réputation et consulter des avis en ligne d'autres clients.

Vous pouvez également consulter votre site Web, lire votre blog, savoir combien de temps vous avez sur le marché, entre autres choses. De cette façon, vous serez plus sûr de qui vous engagez.

De plus, les cas de réussite peuvent fournir une perspective plus claire sur la performance du système dans les affaires semblables à la vôtre.

L'importance de choisir le bon centre

Lorsque vous engagez un IP standard téléphonique virtuel, vous faites un investissement technologique et prenez une décision stratégique pour améliorer votre gestion des appels d'affaires.

Rappelez-vous que vous devez analyser chaque aspect en détail, savoir bien quelles sont les communications dans et hors de votre entreprise, la taille de votre entreprise, où il pointe dans le futur, quelles fonctions qui répondent aux besoins du marché et de la marque, entre autres.

En outre, la priorité accordée à des aspects tels que la sécurité, la qualité du service et l'assistance technique dépend dans une large mesure de la satisfaction du client et de la réalisation de vos objectifs en tant que marque.

Un choix éclairé vous permettra d'avoir un système de communication robuste, flexible et efficace. Tu sais Comment choisir le meilleur standard téléphonique virtuel pour mon entreprise Et maintenant, il est temps de prendre contact avec nous pour faire un pas important vers la technologie.