7 erreurs lors du choix d'un service standard téléphonique virtuel

Erreurs lors de l'embauche d'un service standard téléphonique virtuel qui peut vous coûter cher

Choisir le mauvais fournisseur ou ne pas bien évaluer les besoins de votre entreprise peut rendre votre expérience de PI malheureux, représentent des problèmes techniques, opérationnels et financiers.

Voici donc une liste des erreurs que vous devez éviter lorsque vous engagez un standard téléphonique virtuel:

1. N'analysez pas les besoins de communication de votre entreprise

Les besoins de communication varient d'une entreprise à l'autre. Ce n'est pas la même chose de louer le Service standard téléphonique virtuel pour une petite et moyenne entreprise (PyME) que pour une grande société.

Ne pas louer un système d'appel en nuage sans une étude des communications internes et externes dans laquelle vous définissez:

• Le nombre de prolongations dont vous avez besoin. Il tient compte du nombre actuel et des projections de croissance à court terme.
• Les fonctionnalités qui vous aideront à optimiser le flux de travail. Par exemple, enregistrement d'appels, chatbots, appels en file d'attente, vidéoconférence, menu interactif, entre autres.
• Le type d'appels, sont la plupart de vos appels internes ou externes, internationaux ou locaux? Cela dépendra de votre budget.

2. Choisir un fournisseur sans vérifier votre Qualité de Service

Lorsqu'un client entre en contact avec votre marque, vous devez vous assurer qu'à tout moment, il a une bonne expérience, car chaque interaction est une occasion de construire une relation solide.

Une mauvaise qualité audio ou une connexion instable est nuisible à l'image de votre entreprise et peut frustrer vos clients.

Imaginez cette situation : un client appelle des produits intéressés et, en raison d'une interférence dans la ligne, ne peut pas comprendre les informations clés. Quel est le résultat le plus probable?, vous perdrez la vente et éventuellement la confiance du client.

Avant l'installation, demandez un test pour évaluer la qualité de l'audio, la stabilité de la connexion et que toutes les fonctionnalités répondent à vos attentes et aux besoins de vos clients.

3. Ne pas intégrer le centre avec vos outils d'affaires

Le système d'appel en nuage ne peut fonctionner isolément, il doit être intégré dans les outils de gestion de l'entreprise. C'est une erreur de choisir un service de téléphone en nuage sans d'abord vérifier sa compatibilité.

Vous devez vous assurer que tout sera correctement intégré pour éviter les problèmes opérationnels.

Vérifie qu'il fonctionne avec CRM comme HubSpot ou Salesforce, ce qui permet l'automatisation de Enregistrement Détaillé des Appels et l'analyse de données, entre autres fonctions.

L'idée est que le personnel n'a pas à exécuter des tâches manuelles qui peuvent être automatisées pour améliorer l'efficacité et réduire les erreurs humaines.

4. Ne pas considérer l'évolutivité et la croissance future

Où voyez-vous votre entreprise dans cinq ans ? Cette vision de l'avenir que vous avez pour la croissance et le développement de votre entreprise que vous devez considérer lorsque vous engagez une entreprise VoIP.

L'évolutivité du système d'appel est essentielle à son bon fonctionnement, car il doit croître en même temps que votre entreprise, répondant aux besoins à court, moyen et long terme.

Pour mieux comprendre, nous l'expliquons par un exemple :

Imaginez que vous ayez une compagnie d'assurance automobile, commencez par cinq agents et un service standard téléphonique virtuel de base.

Au début, le système fonctionne bien, après trois ans de croissance et l'ouverture de deux nouveaux bureaux, l'entreprise a besoin de 30 agents pour répondre aux appels en même temps.

Le problème se pose lorsque le système contractuel ne permet pas d'ajouter des extensions sans coût élevé ou de gérer les appels entre différents quartiers généraux.

Cela génère une longue attente, une perte de clients et des coûts de migration élevés vers un nouveau fournisseur VoIP.

Ainsi, si dès le début vous choisissez une entreprise évolutive VoIP, elle va croître avec votre entreprise sans interruption ni dépenses cachées.

5. Choisir seulement par prix et non par valeur

Le budget est un facteur important lorsque vous engagez un logiciel de centre d'appels, mais ce n'est pas la seule chose que vous devez regarder.

Choisir l'option la moins chère peut sembler attrayant à court terme, mais à long terme, elle pourrait vous coûter plus en termes de fonctionnalité, de support technique et d'évolutivité.

Pourquoi le prix n'est pas tout ?

Un service téléphonique IP très économique peut manquer de fonctions essentielles telles qu'un support technique efficace. De plus, certains fournisseurs offrent des tarifs bas au début, mais incluent les coûts cachés qui apparaissent ci-dessous.

Donc, il est très important que vous ayez une clarté sur les tarifs de la minute fixe nationale, la minute fixe mobile, les tarifs internationaux et les fonctionnalités qui couvrent le montant que vous allez payer.

6. Ne formez pas votre équipe

Il est essentiel que vos employés apprennent à utiliser le système correctement, car ils profiteront davantage des avantages de VoIP.

Par exemple, si les employés ne savent pas transférer les appels, configurer les déviations ou accéder aux boîtes vocales, la communication ralentira.

L'entraînement de l'équipe réduit au minimum les erreurs telles que la pendaison accidentelle ou les longs temps d'attente.

En outre, Service standard téléphonique virtuel Il offre des outils qui, sans formation, ne sont pas utilisés.

Comment former votre équipe sur VoIP ?

• Il offre une formation initiale pour familiariser les employés avec la plateforme.
• Il fournit des manuels et des tutoriels qui facilitent une consultation rapide en cas de doute.
• Demander l'aide du fournisseur.
• Mise à jour des séances.

7. Ignorez la sécurité des données et exposez votre entreprise aux risques

La téléphonie IP utilise Internet pour la transmission vocale, vous devez donc vous protéger vous-même et vos clients contre les cyberattaques, l'écoute non autorisée et la fraude téléphonique.

Selon un rapport duForum économique mondial, publié par Infobae, les coûts associés à la cybercriminalité atteindront 10,5 milliards de dollars d'ici 2025.

Donc, lorsque vous choisissez un service VoIP d'entreprise, assurez-vous de demander:

• Les appels sont-ils chiffrés de bout en bout ?
• Quelles mesures d'authentification utilisez-vous?
• Comment protégez-vous contre la fraude et l'accès non autorisés?

Comment un mauvais choix peut-il affecter la productivité de votre entreprise?

Imaginez que vous avez une entreprise de chaussures en ligne et elle grandit rapidement. Vous décidez donc de louer un service standard téléphonique virtuel pour gérer les appels de vos clients.

Mais, vous faites des erreurs quand vous choisissez le fournisseur de technologie et il ya des défauts comme ceux-ci:

• Dans les appels, la voix est entendue entrelacée ou avec écho, donc les clients coupent avant de commander.
• La centralite n'est pas intégrée au CRM. Donc, lorsque vos clients appellent pour des informations sur les tailles de chaussures, l'opérateur prend le temps de trouver les informations.
• Un défaut se produit pendant le week-end et le fournisseur n'a pas de service technique 24/7, vous devez donc attendre lundi pour réactiver les appels.

Ce que nous voulons vous expliquer, c'est qu'un mauvais service téléphonique affecte la communication, vous fait perdre des clients, des ventes et du temps. Choisir bien dès le départ est essentiel pour protéger la croissance de votre entreprise.

Rappelez-vous que vous devez prioriser l'évolutivité, l'intégration avec d'autres outils, la facilité d'utilisation et le support technique de qualité. De cette façon, vous répondez aux besoins de l'entreprise et aux défis d'un marché de plus en plus concurrentiel.

Liste de contrôle pour éviter ces erreurs et louer le meilleur centralite sûr

Obtenir un service d'appel en nuage ne peut pas être une décision aléatoire, il doit être informé et stratégique.

Faire des erreurs dans le processus peut générer des problèmes qui deviennent une mauvaise image pour votre entreprise, perte de clients et de ventes.

N'oubliez pas d'évaluer les besoins réels de votre entreprise, d'étudier attentivement les fournisseurs et de s'assurer que le service est adapté à votre croissance de marque.

Si vous suivez cette liste de contrôle, vous n'aurez rien à craindre et attendez de recevoir les avantages d'un Service standard téléphonique virtuel:

1. N'analysez pas les besoins de communication de votre entreprise

2. Choisir un fournisseur sans vérifier votre Qualité de Service

3. Ne pas intégrer le centre avec vos outils d'affaires

4. Ne pas considérer l'évolutivité et la croissance future

5. Choisir seulement par prix et non par valeur

6. Ne formez pas votre équipe

7. Ignorez la sécurité des données et exposez votre entreprise aux risques

Maintenant que vous connaissez les erreurs les plus courantes, évitez de tomber dedans. Contactez-nous et nous vous aidons à trouver une solution VoIP adaptée à votre entreprise.